Vos équipes et vous-même effectuez des tâches de saisie de données redondantes à travers les outils M365 comme Teams, Outlook, SharePoint, To Do et Planner ? Vous sentez le besoin de rendre plus agile et automatisé le transfert d’informations entre différentes applications ou outils majeurs comme Salesforce, Twitter, Dropbox ou DocuSign ? Power Automate est l’outil inclus dans certaines licences M365 qui permet à chaque utilisateur d’automatiser les tâches récurrentes.
En quoi consiste l’automatisation soutenue par Power Automate?
Power Automate est une plateforme d’automatisation intelligente conçue pour optimiser les flux de travail, soit une série d’étapes devant être effectuées pour obtenir le résultat souhaité. Par exemple, à la réception d’un courriel, vous devez le transférer à un groupe de personnes, l’enregistrer dans un dossier, faire une copie des pièces jointes et documenter une étape dans un kanban ou un ERP. Le flux de travail peut être réalisé manuellement chaque fois… ou bien par Power Automate de façon automatique.
Une plateforme à la portée de tous
N’importe quel utilisateur est en mesure de se servir de Power Automate pour optimiser ses tâches. Il peut puiser dans un catalogue comptant des centaines de modèles ou inventer ses propres automatisations en utilisant des connecteurs. Ces derniers permettent de relier entre eux des outils populaires, comme Dropbox, Twitter, Trello, Vimeo, DocuSign, Adobe Creative Cloud, Eventbrite, Mailchimp, Salesforce et de nombreux gestionnaires de bases de données.
L’assemblage des flux s’effectue en combinant des blocs dans une interface graphique conviviale. Il suffit de quelques minutes pour se familiariser avec les concepts et le fonctionnement. Plusieurs vidéos de démonstration permettent de faire les premiers pas de manière simple.
Power Automate est intégré aux outils M365, ce qui en fait un atout pratique et sécuritaire qui permet d’automatiser les tâches d’un utilisateur selon ses besoins particuliers.
Comment Power Automate optimise-t-il les opérations ?
La saisie et la gestion de données sont nécessaires. Ces tâches routinières sont toutefois sujettes aux erreurs d’inattention, aux irrégularités de formats, etc. De plus, la saisie des mêmes données plusieurs fois, afin de les exploiter dans des applications qui exigent des mises en forme différentes, multiplie les risques d’erreurs (et peut être une source de démotivation).
Idéalement, vos systèmes devraient pouvoir utiliser les mêmes données, saisies une seule fois. Power Automate entre en jeu lorsque les systèmes ne communiquent pas de facto. Ses flux de travail automatisés peuvent compiler des données, les transformer, les copier-coller ou les transférer sans intervention humaine. Vos opérations s’effectuent ainsi plus rapidement et elles sont moins vulnérables aux erreurs et aux oublis.
Le même raisonnement s’applique à toutes sortes de tâches répétitives. Si vous devez accomplir une action plusieurs fois, il est sans doute possible de l’automatiser, autant au sein de M365 que dans d’autres environnements.
Quelques scénarios d’utilisation de Power Automate
Exemples de modèles disponibles utilisant un seul connecteur :
- enregistrer automatiquement dans OneDrive les pièces jointes d’un courriel Outlook;
- enregistrer automatiquement les pièces jointes d’un courriel Gmail dans Dropbox;
- recevoir une alerte quand un document est modifié dans SharePoint;
- compiler les informations recueillies d’un sondage Forms et les transmettre à une personne via Outlook pour chaque sondage complété;
- déplacer les documents de Dropbox à SharePoint.
Combinaison de plusieurs étapes avec plusieurs connecteurs :
Situation : Un employé remplit un sondage lors de son arrivée pour indiquer la nature de ses compétences, énumérer ses diplômes et ses certifications, en plus d’en téléverser des copies. Lorsqu’il a terminé de remplir le sondage, Power Automate réalise les actions suivantes :
- copie des diplômes téléversés de OneDrive (emplacement d’enregistrement par défaut de Forms) à SharePoint;
- suppression des copies dans OneDrive;
- ajout d’un nouvel élément dans une liste SharePoint indiquant que l’employé possède un diplôme ____ et des certifications pour les technologies ___ et ____;
- envoi à la personne responsable d’un courriel récapitulatif contenant une partie ou toutes les informations recueillies dans le sondage.
L’arrivée du document téléversé dans SharePoint déclenche les actions suivantes par Power Automate :
- envoi d’une alerte à la personne responsable des diplômes et certifications pour valider le niveau de scolarité et les dates d’expiration des certifications, par exemple.
L’approbation du document déclenche l’action suivante par Power Automate :
- modification de la liste SharePoint pour indiquer que les diplômes et certifications sont validés/valides;
- envoi d’une alerte à l’équipe des ventes indiquant que l’arrivée du nouvel employé et les preuves de ses compétences avec les technologies ___ et _____.
Ainsi, une fois le sondage rempli, les documents sont placés au bon endroit, les personnes impliquées dans les différentes tâches à réaliser sont alertées au bon moment et la base de données est mise à jour. Il n’y a pas d’échanges de courriels, pas de documents éparpillés et pas de données à compiler plusieurs fois pour le même employé.
Petite automatisation, grande productivité
Automatiser des tâches routinières accélère les opérations, diminue les risques d’erreurs et les oublis et rend le travail plus agréable.
Power Automate offre tous ces avantages, et son interface conviviale est à la portée de tous les membres de votre équipe. Chaque personne peut donc automatiser une partie de ses tâches, selon ses propres besoins, sans attendre l’intervention d’un expert en technologies de l’information. Une solution qui pourrait être payante à tous les échelons deà tous les niveaux de votre organisation.
EN RÉSUMÉ
- Power Automate est un outil disponible dans certaines licences M365
- Cet outil automatise des tâches récurrentes, optimisant vos flux de travail de votre équipe tout en réduisant le risque d’erreurs et les oublis
- Il est possible de lier Power Automate à des outils populaires avec lesquels vous travaillez
- Avec son interface conviviale, chaque membre de votre équipe peut accélérer des opérations
