Préparer une migration technologique au sein de votre entreprise

L’environnement logiciel et matériel de votre entreprise ne convient plus à vos besoins. Vous avez décidé de passer à de nouvelles plateformes afin de rendre vos opérations plus efficaces. Le succès de cette transition dépendra en grande partie du soin que vous apporterez aux étapes de préparation : définition des besoins, priorisation des tâches, nettoyage des données, implication et formation du personnel. Ces tâches de préparation pourraient représenter jusqu’à 80 % de la démarche entière à mettre en œuvre. Voici quelques astuces qui maximiseront vos chances de réussir.

Brossez un portrait complet de la situation actuelle

Si vous entreprenez un processus de refonte ou de migration technologique, c’est que vous avez identifié un problème sérieux dans votre environnement actuel. Ce n’est peut-être pas le seul. Consultez toutes vos équipes : font-elles face aux mêmes enjeux ? Y a-t-il une cause commune (et peut-être cachée) aux inefficiences vécues dans les différentes parties de l’organisation ?

Une migration technologique requiert un investissement considérable en temps et en argent. Analysez l’ensemble de vos opérations afin d’esquisser un portrait complet des besoins auxquels votre nouvel environnement devra répondre.

Identifiez les besoins à tous les niveaux de la hiérarchie

Rencontrez toutes les équipes dont le travail pourrait être influencé, d’une manière ou d’une autre, par la migration technologique. À quoi ces équipes s’attendent-elles de la part de la nouvelle plateforme ? Que faut-il absolument préserver de l’ancienne ? Envisagez d’engager toutes les fonctions de l’entreprise lors de cette étape afin de parer aux imprévus.

Si la communication est excellente au sein d’une équipe, il est possible que son gestionnaire connaisse tous les enjeux à résoudre. Cependant, n’hésitez pas à questionner aussi des personnes plus proches du terrain. Vous pourriez ainsi dépister des problèmes qui seraient passés inaperçus autrement.

Évaluez la pertinence de rencontrer chaque équipe collectivement ou une personne à la fois, ou encore possiblement de faire les deux. La discussion collective requiert moins de temps et permet d’identifier des problèmes vécus par tout le monde. Certaines personnes plus timides pourraient cependant hésiter à soulever des points importants devant leurs collègues.

Priorisez les tâches à accomplir lors de la migration

Une migration technologique ne peut pas toujours combler tous les besoins exprimés. Établissez des priorités en évaluant chaque besoin selon les critères suivants :

  • Fonctionnalité souhaitable ou indispensable;
  • Implantation simple ou complexe;
  • Investissement majeur, moyen ou mineur en temps, en argent et/ou en efforts;
  • Transition rapide ou à étaler sur une longue période.

Définissez un ordre de priorité, un calendrier et un plan de contingence. Soyez aussi rigoureux que possible : les ajouts ultérieurs, même ceux qui semblent modestes, pourraient entraîner des dépenses imprévues. Toute modification au plan en cours de projet devra donc faire l’objet d’une approbation officielle ou être retardée à une phase ultérieure.

Planifiez la transition des données

Soumettez les données de votre organisation à un audit complet avant de les faire migrer vers la nouvelle plateforme. Éliminez les documents désuets ou incomplets, les bases de données inefficaces, les doublons, etc. Impliquez l’ensemble du personnel afin de prendre les meilleures décisions : votre transition ne sera couronnée de succès que si votre nouvelle plateforme utilise les bonnes informations.

Préparez vos équipes pour la migration

Effectuez un suivi régulier avec chacune de vos équipes. Expliquez l’état actuel du projet et les prochaines étapes à accomplir. Présentez le nouvel environnement en cours de développement ou d’implantation et donnez aux personnes concernées l’occasion d’expérimenter avec les versions préliminaires afin de vous assurer que le produit fini répondra bien aux besoins exprimés. Corriger les erreurs en amont coûtera généralement beaucoup moins cher qu’attendre à la toute fin pour s’en occuper.

Accordez au projet l’importance qu’il mérite

Une migration technologique constitue un investissement dans l’efficacité à long terme de votre organisation. Accordez à ce projet les ressources nécessaires pour en faire un succès. Une solution trop facile ou trop peu coûteuse pourrait se révéler inefficace (ou même dommageable) plus tard.

Résistez notamment à la tentation d’attendre que des ressources internes disposent de temps libre, entre deux projets à réaliser pour des clients, avant de les assigner à la migration. En contexte de pénurie de main-d’œuvre, il est pratiquement impossible de prévoir ces temps morts. Le projet de migration risque donc d’être retardé, voire d’être interrompu à plusieurs reprises lorsque les personnes responsables seront réaffectées à un autre poste à la dernière minute. Pour la même raison, il est extrêmement difficile pour plusieurs équipes de contribuer aux différents aspects d’une migration technologique lorsque chacune d’entre elles doit attendre un temps mort pour accomplir sa tâche. Dans un projet de migration, vous êtes votre propre client; affectez des personnes au projet comme vous le feriez pour un client externe.

S’il est impossible de réaliser les travaux à l’interne, envisagez l’impartition. Vous réduirez ainsi l’investissement en temps et en force de travail au prix d’un investissement financier plus important. À vous de décider quelle approche est la plus appropriée pour votre organisation.

EN RÉSUMÉ

Voici quelques règles à suivre pour maximiser vos chances de réussir une refonte ou une migration technologique :

  1. Visez l’amélioration à long terme;
  2. Analysez soigneusement tous les aspects de votre situation actuelle;
  3. Recueillez, de façon exhaustive, les besoins de tous les intervenants;
  4. Établissez des priorités et respectez-les;
  5. Ne faites migrer que les données toujours pertinentes;
  6. Impliquez vos équipes à toutes les étapes du projet.

 

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