La pandémie a accéléré la tendance au télétravail dans les organisations et a révélé, par le fait même, les limites des infrastructures informatiques en place. Heureusement, l’infonuagique constitue une option intéressante pour passer du bureau à la maison en réduisant les risques!
De nombreuses organisations offraient déjà à leurs équipes la possibilité de se connecter à distance sur les serveurs de l’entreprise, par le biais d’une connexion VPN (Virtual Private Network). Mais rares sont celles qui avaient prévu que tous leurs employés s’y brancheraient en même temps, rappelle Joëlle Cimon, conceptrice de solutions préventes en infrastructure chez NOVIPRO.
Une situation qui a mis au jour certains enjeux de capacité informatique, notamment quant au nombre de licences ou à la puissance du pare-feu. « Et, pour la personne qui tente de se connecter, il peut y avoir des problèmes, des lenteurs, donc des frustrations », précise Joëlle Cimon.
Mais surtout, chaque branchement au VPN devient un danger potentiel pour les serveurs de l’entreprise. « Les mises à jour de sécurité ont-elles été effectuées ? L’ordinateur est-il équipé de la version la plus récente d’un antivirus ? Comment s’assurer que les ordinateurs personnels ne deviennent pas des vecteurs d’événements fâcheux ? » Il faut aussi composer avec ce que Joëlle Cimon appelle le « shadow IT », c’est-à-dire l’utilisation de logiciels qui ne sont pas approuvés par l’organisation.
Quand l’infonuagique augmente la protection
De nouveaux paramètres d’utilisation à distance entraînent donc un déploiement souvent coûteux et complexe de mesures de sécurité. Toutefois, l’utilisation de l’infonuagique offre une option intéressante pour se protéger, explique Jean Desnoyers, concepteur de solutions et spécialiste en gestion de données chez NOVIPRO.
Il cite en exemple la création de postes virtuels, c’est-à-dire des ordinateurs qui fonctionnent depuis une salle de serveurs. Plutôt que de se brancher directement sur les réseaux de l’entreprise, les utilisateurs se connectent à cette interface, configurée par l’organisation. Cette virtualisation permet de protéger les données de l’entreprise, en plus de faciliter le fonctionnement des applications s’alimentant à une base de données maison. « On peut aussi standardiser les postes virtuels, qui sont offerts par les fournisseurs de solutions infonuagiques publiques, comme Microsoft Azure, ce qui diminue la gestion du parc informatique », précise Jean Desnoyers.
D’autres solutions, comme Microsoft Intune, permettent de gérer les appareils et les applications à distance, poursuit-il. « Si vous migrez vers ce genre d’outils, souligne Jean Desnoyers, vous pouvez contrôler l’expérience utilisateur, les appareils sur iOS ou Windows, les téléphones intelligents, etc. Vous avez aussi accès aux applications, en plus de pouvoir verrouiller, crypter ou effacer les informations en cas de perte ou de vol. » Les protocoles web assurent aussi une protection supplémentaire puisque le nuage crée une distance entre l’ordinateur et la copie du fichier.
La collaboration à l’avant-plan
Au-delà de l’aspect technique, les nouvelles plateformes collaboratives de travail offertes en infonuagique viennent répondre directement aux enjeux vécus par les organisations dans les derniers mois, en créant un carrefour facilitant la collaboration, explique Joëlle Cimon. « Il est maintenant possible de regrouper dans un seul endroit, comme Microsoft Teams, tous les outils permettant de collaborer, soit la téléphonie, la visioconférence, le clavardage, les documents partagés et la prise de notes. »
Une concentration de fonctionnalités qui présente plusieurs avantages, surtout quand il faut travailler à distance et en équipe. Son fonctionnement intuitif, par groupes et par canaux, assure l’efficacité des systèmes de recherche et d’indexation des plateformes.
Il est également possible de déterminer les règles d’accès et de sécurité aux différents éléments — et de les modifier — selon ses besoins. « On peut même automatiser certaines tâches avec Teams, souligne Joëlle Cimon, comme l’envoi d’un courriel à la direction quand un document a été approuvé par un client. »
Autre avantage : plus besoin de composer avec les multiples versions d’un même document. Ces manipulations font monter en flèche le risque d’erreurs, soutient la spécialiste. « Ces outils permettent aussi de collaborer simultanément, dans un même document. » Il permet également de retrouver facilement l’historique des changements, en cas d’erreur.
Le meilleur choix
Il existe plusieurs plateformes de collaboration en ligne sur le marché, comme Google Workspace, Slack ou même Facebook, cite en exemple Jean Desnoyers. Toutefois, seule la plateforme Microsoft Teams offre aussi des options de téléphonie. Disponible en différentes versions pour les entreprises, la suite infonuagique Microsoft 365 propose quant à elle une panoplie d’outils complémentaires, allant de la protection antivirus à l’authentification à double facteur, en passant par l’hébergement de postes virtuels.
Comme la réalité du télétravail risque de survivre au-delà de la pandémie, ces outils deviennent essentiels pour les organisations. « Les entreprises ont réagi rapidement à la crise et se sont adaptées du mieux qu’elles ont pu, rappelle Joëlle Cimon. Mais on ne sait pas si cela va durer un an, deux ans, trois ans ou plus. » Il est donc temps de réfléchir à des moyens durables et efficaces de composer avec ce « nouveau normal ».
